Kwalifikowany podpis elektroniczny a podpis za pomocą profilu (podpisu) zaufanego
Nie każdy podpis
elektroniczny jest podpisem kwalifikowanym, a zatem równym formie pisemnej. Jak
wskazuje art. 781 § 1 kodeksu cywilnego: "Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie
oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym
podpisem elektronicznym". Zgodnie zaś z art. 781 § 2 KC
tylko taki podpis elektroniczny będzie wywoływał skutki prawne jak podpis
własnoręczny. Kluczowym dla zachowania formy elektronicznej formy czynności
prawnej jest więc opatrzenie elektronicznego dokumentu elektronicznym podpisem
kwalifikowanym. Tutaj należy podkreślić, że kwalifikowanym podpisem
elektronicznym jest jedynie podpis dostarczony
przez certyfikowanego dostawcę wpisanego do Rejestru Dostawców Usług Zaufania,
które prowadzi Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert). Rejestr ten dostępny
jest pod linkiem: https://www.nccert.pl/uslugiNK.htm. Każdy inny podpis elektroniczny będzie
umożliwiał jedynie zachowanie formy dokumentowej, która nie zawsze jest
wystarczająca do wywołania określonych skutków prawnych np. ważności konkretnego
rodzaju umowy.
Poza kwalifikowanym
podpisem elektronicznym szczególne możliwości nadaje tzw. podpis zaufany
dostępny za pośrednictwem profilu zaufanego dla każdego posiadacza PESEL-u.
Mianowicie podpis ten umożliwia złożenie elektronicznego podpisu, który jest
honorowany przez instytucje administracji publicznej w wielu sprawach ważnych
dla obywateli takich jak: złożenie deklaracji PIT,
rejestracja samochodu, złożenie wniosku o wydanie dokumentu osobistego. W
innych przypadkach podpisanie dokumentu podpisem zaufanym będzie wywoływało
skutki prawne takie jak każde inne oświadczenie woli złożone w formie
dokumentowej, a zatem np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail, SMS, przypicie
pieczątki na dokumencie lub też opatrzenie pliku oznaczeniem firmowym.
Poniżej znajduje się przykładowe zestawienie dokumentów, które dla swej ważności wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego (lub formy pisemnej) oraz dokumentów, które mogą być podpisane za pośrednictwem profilu zaufanego (podpisu zaufanego).
|
Kwalifikowany podpis elektroniczny: - umowa o pracę; - umowa leasingu; - umowa poręczenia; - umowa o roboty budowlane; - umowa spółki cywilnej; - złożenie wniosku o rozwiązanie spółki handlowej. |
Podpis zaufany (profil zaufany): - wniosek o zawiązanie spółki z o.o., spółki jawnej, komandytowej i prostej spółki akcyjnej w systemie S24; - wniosek o zmianę umowy ww. spółek w systemie S24 (w ograniczonym zakresie);
- złożenie sprawozdania finansowego; - złożenie deklaracji PIT/podatku PCC; - wydanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla pracownika. |
Co do zasady, dokumenty wykorzystywane w
obiegu wewnętrznym przedsiębiorstwa, takie jak oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulacji wewnętrznej u
pracodawcy (np. z regulaminem pracy lub polityką bezpieczeństwa informacji), nie wymagają
szczególnej formy. Również dla ważności umowy zlecenia/o dzieło ze
współpracownikiem czy umowy pożyczki nie będzie konieczne ich podpisanie
kwalifikowanym podpisem elektronicznego. Wystarczy, że będą one podpisane za
pomocą profilu zaufanego (forma dokumentowa). Niemniej jednak, rekomendowane
jest zaopatrzenie ww. dokumentów w kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis
tradycyjny. W przypadku wątpliwości co do wyboru formy podpisu warto skorzystać
z porady kancelarii prawnej.