*}

KSeF czyli Krajowy System e-Faktur, co powinniśmy o nim wiedzieć?

Czym jest KSeF?

KSef jest to Krajowy System e-Faktur, który umożliwia jego użytkownikom wystawianie oraz przesyłanie faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to forma elektronicznej faktury, w formacie .xml, dostępnej dla podatników prowadzących działalność na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, uregulowanej prawnie w ustawie o VAT i w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Do wystawiania oraz odbierania ww. faktur jest uprawniony każdy podatnik. Zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur[i], Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo;
  • kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo;
  • podpisem zaufanym, albo
  • wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1-3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień ? oraz weryfikacji posiadanych uprawnień, zwanego potocznie tokenem.

KSeF, oferuje usługę wystawiania faktur dla firm B2B oraz osób prywatnych B2C. Niemniej jednak, z uwagi na fakt, że użytkowanie z Krajowego Systemu Elektronicznych Faktur jest dobrowolne, to do dnia 30 czerwca 2024 r. odbiorca faktury, będzie musiał wyrazić zgodę na jej odbiór poprzez KSeF. Zgodnie z brzmieniem treści art. 106na ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług[ii], otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu
e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Co więcej, wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się obligatoryjne i nie będzie potrzebna wcześniejsza zgoda na ich odbiór w KSeF, w poniższych terminach:

  • 1 lipca 2024 roku, dla czynnych podatników VAT
  • 1 stycznia 2025 roku, dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur

W świetle powyższego, wdrożenie do obrotu gospodarczego systemu KSeF, ma za zadanie scentralizowanie procesów rejestracji faktur.

Jakie są plusy z korzystania KSeF?

"Powszechne e-fakturowanie to rozwiązanie, które jest korzystne dla podatników. Poprzez usprawnienie rozliczeń w przedsiębiorstwach oraz automatyzację procesów weryfikacji rozliczeń przez KAS, projekt oferuje przedsiębiorcom korzyści podatkowe i biznesowe. Wdrożenie powszechnego KSeF przyśpieszy digitalizację sektora publicznego i wielu polskich przedsiębiorstw. Docelowo KSeF stanie się jednym z najbardziej zaawansowanych technologicznie narzędzi w Europie w zakresie wymiany informacji o zdarzeniach gospodarczych." ? podkreśla z-ca szefa Krajowej Administracji Skarbowej insp. Mariusz Gojny.

Zgodnie z opublikowanymi informacjami na stronie internetowej krajowej Informacji Skarbowej, podatnicy, którzy zdecydują się na korzystanie z systemu KSeF, mogą liczyć na skrócenie maksymalnego podstawowego terminu zwrotu naliczonego podatku VAT z 60 do 40 dni.

Ponadto, podatnicy nie będą musieli już wystawiać duplikatów faktur, bowiem elektroniczne faktury, nie zgubią się i nie ulegną zniszczeniu, co więcej zawsze będą one dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.

Należy również wspomnieć, że przedsiębiorcy nie będą musieli przesyłać już struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur (JPK_FA).

Krajowa Informacja Skarbowa podkreśla, że wprowadzenie obligatoryjnego obowiązku korzystania z KSeF, zapewni przedsiębiorcom na rynku gospodarczym uczciwą konkurencję, bowiem nabywca faktury będzie miał pewność, że została ona wystawiona przez uprawniony podmiot, a wystawca faktury będzie miał gwarancję, że odbiorca przedmiotową fakturę otrzymał.

Jedną z zalet i jednocześnie wad systemu KSeF jest usługa, przechowywania oraz archiwizacji elektronicznych faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Co zwalnia z obowiązku przechowywania tychże dokumentów. Niemniej jednak po upływie ww. okresu podatnik jest obowiązany przechowywać te faktury poza KSeF, aż do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jakie są potencjalne minusy wprowadzenia KSeF?

Wielu najmniejszych przedsiębiorców posługujących się dotychczas papierowymi fakturami, zwraca uwagę, że jednym z minusów wdrożenia KSeF będzie obowiązek zintegrowania ich systemów księgowych, z tymże systemem. Oznacza to, że Ci przedsiębiorcy będą musieli nauczyć się obsługiwać system KSeF, celem dalszego wystawiania faktur, z tymże już w wersji elektronicznej.

Dodatkowo, pojawia się pytanie co w sytuacji gdy KSeF będzie już obowiązkowy i w jednym momencie wszyscy przedsiębiorcy zaczną wystawiać faktury z wykorzystaniem komentowanego systemu? Czy nie dojdzie do obciążeń, tudzież awarii systemów?

,, Musimy pamiętać, że KSeF jest pierwszym w Polsce i jednym z pierwszych tak dużych na świecie systemów, w których zawarta będzie informacja o większości zakupów i sprzedaży polskich Przedsiębiorców ? mówi Krzysztof Otto. Z zawartych w nim informacji da się wywnioskować nie tylko kto od kogo kupuje i po jakich cenach ? mając pełny dostęp do całego systemu można również zorientować się gdzie jest nisza i jakie są relacje między przedsiębiorstwami. Tak naprawdę w systemie znajdą się do tej pory poufne informacje, do których dostęp będzie miał cały szereg osób. Dlatego tak ważne jest, by mieć kontrolę nad udzielanymi upoważnieniami i używać narzędzi, które integrują się z Krajowym Systemem
e-Faktur w bezpieczny sposób.

KSeF nie rozróżnia kto loguje się z wykorzystaniem tokena ? czy jest to Przedsiębiorca, czy jego Księgowa, czy może zupełnie przypadkowa osoba, która w jakiś sposób wejdzie w posiadanie kodu, np. włamując się na skrzynkę mailowa, za pośrednictwem której nierozważnie wyślemy komuś swój klucz dostępu. Otwiera to drogę do nadużyć ? nietrudno wyobrazić sobie atak hakerski, w czasie którego na kontach Przedsiębiorców masowo pojawiają się nowe, w świetle przepisów obowiązujące, choć zupełnie bezpodstawnie wystawione faktury ustrukturyzowane. Dlatego bezpieczeństwo tokenów jest niezwykle istotne?[iii]

W świetle powyższego, przedsiębiorcy powinni udzielać dostępu do KSeFu swoim księgowym, na zasadzie upoważnienia. Wtedy księgowa w systemie będzie widniała jako księgowa, a nie jako przedsiębiorca ? w przypadku udostępnienia tokenu.

,,Ponadto od 1 stycznia 2025 r., wchodzą w życie sankcje za naruszenie przepisów o KSeF, podatnik, który wbrew nałożonemu na niego obowiązkowi:

  • nie wystawił faktury ustrukturyzowanej, przy wykorzystaniu systemu KSeF,
  • w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
  • nie przesłał do KSeF faktury w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii lub w terminie 1 dnia roboczego od dnia wystawienia w przypadku niedostępności z innych przyczyn niż awaria,
  • Naczelnik Urzędu Skarbowego w drodze decyzji nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku ? karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF.

Karę pieniężną uiszcza się bez wezwania Naczelnika Urzędu Skarbowego na rachunek bankowy właściwego Urzędu Skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu kary.?




Używamy plików cookie, aby poprawić komfort korzystania z naszej witryny.