Kiedy można używać zagranicznych dokumentów?

Co do zasady, dokumenty zagraniczne będą rodził skutki prawne w Polsce, jednak często będzie to wymagało podjęcia dodatkowych działań. Zgodnie z art. 25 ust. 1 prawa prywatnego międzynarodowego (j. Dz.U. z 2023 r. poz. 503) dokumenty sporządzone zagranicą są ważne
w Polsce, o ile są one sporządzone w formie jakiej dla ich ważności wymaga polska ustawa.

Powyższy przepis nie znajduje zastosowania do rozporządzenia nieruchomościami oraz dla dokumentów, które dotyczą powstania, łączenia, podziału, przekształcenia lub ustania osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. A zatem za pomocą zagranicznych dokumentów nie można sprzedaż lub darować nieruchomości ani powołać, czy zlikwidować spółki.

Dla pozostałych czynności wykorzystanie dokumentów sporządzonych zagranicą będzie w Polsce możliwe, ale może być wymagana ich autoryzacja, w szczególności, gdy dokumenty te mają być wykorzystane w sporze sądowym lub do załatwienia sprawy w urzędzie.

Istnieją dwa sposoby autoryzacji zagranicznych dokumentów:

- legalizacja dokumentu

- dołączenie do dokumentu apostille.

Legalizacja polega na urzędowym poświadczeniu dokumentu przez urzędnika państwa (w Polsce urzędnika ministerstwa spraw zagranicznych), poprzez zaopatrzenie dokumentu w specjalna naklejkę, podpis oraz pieczęć urzędnika.

Natomiast w przypadku państw będących sygnatariuszami tzw. konwencji haskiej (Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r., Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938)) legalizacja dokumentów nie jest konieczna, wystarczy zaś zaopatrzenie dokumentu w apostille, czyli uproszczone poświadczenie autentyczności dokumentu (Kraje objęte konwencją haską wymienione są pod adresem: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status table/?cid=41). W Polsce apostille jest nadawane przez MSZ.

Należy także zwrócić uwagę, że akty notarialne dla swej legalizacji lub uzyskania apostille wymagają poświadczenia właściwego miejscowo sądu okręgowego, a dla autoryzacji niektórych dokumentów handlowych konieczne może się okazać ich poświadczenie przez Krajową lub Regionalną Izbę Gospodarczą.

Warto nadmienić także, że w  krajach Unii Europejskiej nie jest konieczna legalizacja (ani apostille) dokumentów wydanych w Państwie Członkowskim potwierdzających: urodzenie, zgon, pozostawania przy życiu, imiona i nazwiska, małżeństwo (również zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), rozwód, separację lub unieważnienie małżeństwa, pochodzenie dziecka, przysposobienie, miejsce zamieszkania lub pobytu, obywatelstwo i brak wpisu w rejestrze karnym (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskie, Dz.Urz.UE.L 2016 Nr 200).