Jak założyć spółkę?

Rejestracja spółki

Rejestracja spółki to proces, któremu musiał podołać niejeden przedsiębiorca. Niemniej jednak osoby, które dopiero zaczynają swoją przygodę z biznesem to zagadnienie może budzić wiele wątpliwości. Zatem mamy nadzieję, że niniejszy artykuł pokrótce przybliży wyzwania, którym przyjdzie sprostać osobom rejestrującym spółkę.

Wyróżniamy dwa sposoby rejestracji spółki:

• w formie aktu notarialnego,
• w systemie teleinformatycznym S24.

Zawiązanie spółki w formie aktu notarialnego jest formą tradycyjną. Podpisanie umowy spółki odbywa się wówczas u notariusza. Sama umowa, w zależności od tego czy ma zawierać indywidulane, dostosowane do relacji wspólników postanowienia, przygotowywana jest uprzednio przez prawnika, gdyż sam notariusz najczęściej, w praktyce, nie zajmuje się uzgodnieniami takich postanowień ze wspólnikami. Natomiast wybór drugiego sposobu zarejestrowania spółki powoduje, że umowa spółki zawierana jest w pełni elektronicznie, bez udziału notariusza przy wykorzystaniu platformy Ministerstwa Sprawiedliwości  S24.

Na decyzję o wyborze formy rejestracji spółki (tradycyjnie czy elektronicznie) wpływ ma zakres umowy spółki, który będziemy chcieli w niej uregulować. A mianowicie, zawiązując spółkę w formie aktu notarialnego możemy swobodnie uregulować postanowienia umowy spółki, a tym samym relacje ze wspólnikami. Tytułem przykładu, możemy zobowiązać wspólników do dokonywania dopłat do kapitału, w przypadku, gdy spółka nie chce korzystać z zewnętrznych form dofinansowania np. pożyczki, czy też wprowadzić prawo pierwokupu lub prawo pierwszeństwa (każda z instytucji ma inne skutki prawne) zbywanych udziałów, na rzecz dotychczasowych wspólników.

Rejestrując spółkę na platformie S24, to system narzuca nam brzmienie umowy spółki, która zawierana jest za pośrednictwem wzorca umowy, w którym wybieramy różne warianty, ale nie możemy treści samego wzorca zmienić. Ponadto zawiązując spółkę elektronicznie kapitał zakładowy musi zostać pokryty wyłącznie wkładami pieniężnymi. To znaczy, że nie możemy go pokryć w formie niepieniężnego aportu (np. wskazać, że na poczet kapitału wspólnik wnosi nieruchomość lub samochód).

Przed zarejestrowaniem spółki przedsiębiorca musi zebrać minimum wymaganych danych.

Forma prawna

Kodeks spółek handlowych dzieli spółki na osobowe oraz kapitałowe. Do tych pierwszych zaliczamy spółkę jawną, spółkę partnerską, spółkę komandytową oraz spółkę komandytowo akcyjną. Natomiast do tych drugich zaliczamy najbardziej popularną spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółkę akcyjną i prostą spółkę akcyjną.

Firma Spółki

Każda spółka prawa handlowego musi funkcjonować pod określoną firmą, czyli potocznie rzecz ujmując jej nazwą. Przed wyborem firmy spółki należy sprawdzić, czy pod taką samą nazwą nie została już zarejestrowana w KRS jakaś spółka (tu istotny jest obszar działania oraz profil działalności takiej spółki) lub czy wybrana nazwa nie jest sama w sobie zastrzeżonym znakiem towarowym.

Siedziba i adres Spółki

W codziennym obrocie gospodarczym siedziba jest bardzo często mylona z adresem spółki. Siedzibą spółki jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający, przykładowo siedzibą spółki może być miasto, a nawet wieś. Natomiast adres spółki jest doprecyzowaniem jej siedziby tj.  ulica oraz numer lokalu, pod którym została zarejestrowana spółka. Ze względów praktycznych w treści umowy spółki nie podajemy adresu.

Sposób reprezentacji

Co do zasady spółkę kapitałową może reprezentować każdy z członków zarządu samodzielnie lub w przypadku zarządu wieloosobowego spółkę mogą reprezentować dwaj członkowie zarządu łącznie lub członek zarządu z prokurentem. W przypadku spółki osobowej prawo reprezentowania spółki mają co do zasady wszyscy wspólnicy.

Kapitał/Wkłady

W zależności od wyboru formy prawnej wspólnicy spółki zobowiązani są do wniesienia wkładu (w spółce osobowej), kapitału zakładowego (w spółce kapitałowej). W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością minimalny kapitał zakładowy wynosi 5.000,00 zł, w praktyce suma ta wystarcza jedynie na koszty związane z założeniem i funkcjonowaniem spółki przez maksymalnie 1-2 miesiące.

Organy

W spółce z o. o. można wyróżnić trzy rodzaje organów:

• organ o charakterze stanowiącym (uchwałodawczym) ? zgromadzenie wspólników będące najwyższą władzą spółki,
• organ o charakterze wykonawczym ? zarząd spółki,,
• organ o charakterze kontrolnym ? rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.

Rodzaje organów zależą od rodzaju spółki.

Przedmiot działalności gospodarczej

Spółka powinna ujawnić w Krajowym Rejestrze Sądowym jeden kod PKD na poziomie przeważającego przedmiotu działalności przedsiębiorcy oraz maksymalnie 9 kodów PKD na poziomie pozostałej działalności. Sama umowa spółki może zawierać zdecydowanie więcej kodów PKD.

Podpisaliśmy umowę spółki, co dalej?

Powyższe dane stanowią niezbędne minimum celem przygotowania umowy spółki. Gdy już mamy prawidłowo przygotowaną umowę przykładowo spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, po jej podpisaniu powstaje spółka w organizacji. Spółka z o.o. w organizacji to podmiot, który może prowadzić działalność gospodarczą do czasu uzyskania wpisu w KRS. Dopiero z wpisem do KRS spółka nabywa podmiotowość prawną.

Poza sporządzeniem ww. umowy, celem zarejestrowania spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym należy przygotować poboczne dokumenty, obowiązek ten wynika z odrębnych ustaw. Przykładem ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym nakłada obowiązek dołączenia do wniosku elektronicznego listę osób uprawnionych do reprezentowania spółki wraz z oświadczeniem tych osób o adresie do doręczeń.

Poza powyższymi obowiązkami na przedsiębiorcy ciążą inne nakazy, na przykład dokonanie wpisu do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 14 dni.

Ponadto nowo zawiązania spółka powinna złożyć deklarację PCC-3 dla podatku od czynności cywilnoprawnej oraz podatek ten uiścić Wysokość podatku wynosi 0,5 % wartości kapitału zakładowego lub wniesionych do spółki wkładów. W przypadku, gdy umowę sporządza notariusz ? to on pobierze podatek od spółki.

Podsumowując, rejestracja spółki w KRS, niezależnie od tego czy umowa spółki podpisywana jest tradycyjnie czy w wersji elektronicznej jest sformalizowana. Brak dołączenia do wniosku o rejestrację spółki wymaganego prawem załącznika lub podstawowych danych, stanowi brak formalny skutkujący zwrotem wniosku. Niedopełnienie formalności w efekcie przełoży się, na negatywny skutek w postaci nie zarejestrowania naszej spółki w KRS lub zarejestrowanie z nieprzewidywanym opóźnieniem. Z tego względu, przed podjęciem finalnych kroków, warto skonsultować się z naszym prawnikiem lub powierzyć w całości proces rejestracji.

Zapraszamy do kontaktu.

Zespół Kancelarii LTM Tax & Legal