Czy przedsiębiorcy muszą składać sprawozdania finansowe?

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe jest dokumentem, który przedstawia informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, pod kątem finansowym. W sprawozdawczości, w procesie zarządzania i oceny działalności przedsiębiorstwa, spośród zasad rachunkowości fundamentalną rolę odgrywać powinna zasada wiernego i rzetelnego obrazu, która zobowiązuje jednostki gospodarcze do rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej, tym samym do rzetelnego prezentowania informacji sprawozdawczych.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Z reguły jest to dzień kończący rok obrotowy. Tytułem przykładu, jeżeli zarejestrowaliśmy spółkę w roku 2023, należy sprawdzić aktualny odpis Krajowego Rejestru Sądowego naszej Spółki. A dokładnie Rubrykę numer 5, zatytułowaną ?Informacja o dniu kończącym rok obrotowy?, w której będzie podana informacja dotycząca dnia kończącego pierwszy rok obrotowy, za który należy złożyć sprawozdanie finansowe.

Jeżeli spółka została zarejestrowana w pierwszym półroczu 2023 roku, to za okres od zawiązania spółki do 31 grudnia 2023 r., należy sporządzić, zatwierdzić i złożyć sprawozdanie finansowe.

Niemniej jednak, osoby zawiązujące spółkę, w drugim półroczu 2023 roku, mogły ten okres sprawozdawczy wydłużyć aż do 31 grudnia 2024 roku.

Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe składa się z:

• bilansu;
• rachunku zysków i strat;
• informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Kto sporządza i podpisuje sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z brzmieniem treści art. 52 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami, statutu, umowy.

Sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu.

Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.

Podpis pod sprawozdaniem finansowym może mieć różne formy, tj.:

• podpis kwalifikowany;
• podpis zaufany (e-puap);
• podpis osobisty.

Trzeci dopuszczalny rodzaj podpisu sprawozdania finansowego to podpis osobisty. Nie jest to jednak w żadnym wypadku podpis odręczny. Podpis osobisty jest rodzajem podpisu elektronicznego, równoznacznego z podpisem własnoręcznym, zawierającym imię, nazwisko, obywatelstwo i numer PESEL. Prawdziwość tych danych poświadczona jest certyfikatem podpisu osobistego, a jego nośnikiem jest elektroniczna warstwa dowodu osobistego (e-dowodu)..

Sprawozdanie finansowe podmiotu powinno być sporządzone w postaci elektronicznej, w pliku XML. Papierowe wydruki sprawozdania finansowego mogą być wykorzystywane dla realizacji potrzeb wewnętrznych jednostki, natomiast stanowią one jedynie kopie oryginału, którym jest wersja elektroniczna. Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego w wersji elektronicznej dotyczy wszystkich podmiotów, niezależnie od ich wielkości i statusu. W związku z tym również sprawozdania finansowe jednostek małych i mikro, chociaż są sporządzane w uproszczonym układzie i ze znacznie ograniczoną ilością informacji, powinny mieć postać elektroniczną.

Gdzie złożyć sporządzone i podpisane sprawozdanie finansowe?

Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości - także sprawozdanie z działalności - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Tytułem przykładu podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie finansowe składają do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, za pomocą systemu teleinformatycznego, prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości, tj. Repozytorium Dokumentów Finansowych. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością zgłoszenia dokonuje Zarząd, zgodnie z ujawnioną reprezentacją w KRS.

Terminy

W przypadku spółek gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to :

• do dnia 31 marca, należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe;
• do dnia 30 czerwca, należy zatwierdzić sprawozdanie finansowe;
• w przeciągu 15 dni, od zatwierdzenia sprawozdania finansowego, należy je złożyć np. do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Co grozi za niesporządzenie sprawozdania finansowego oraz niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie?

Zgodnie z brzmieniem treści art. 77 ust. 2 ustawy o rachunkowości niesporządzenie sprawozdania finansowego - podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Ponadto w myśl art. 79 ust. 4 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom ustawy nie składa sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Co więcej zgodnie z art. 80b kodeksu karno-skarbowego, kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Podmiotem czynu zabronionego z art. 80b KKS jest jedynie podatnik podatku dochodowego od osób prawnych, na którym ciąży obowiązek sporządzenia sprawozdania podatkowego. Jest to zatem wykroczenie skarbowe o charakterze indywidualnym.

W przypadku, gdy KRS stwierdzi, że obowiązek związany ze złożeniem sprawozdania nie został spełniony to opierając się o treść art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia ? wyznaczając dodatkowy 7 - dniowy termin. Taka procedura nazywana jest tzw. Postępowaniem przymuszającym. Ponadto postępowania przymuszające sąd dokonuje pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń pieniężnych. W przypadku niewykonania obowiązku w terminie sąd rejestrowy nakłada karę grzywny na obowiązanych. Co więcej sąd rejestrowy może ponawiać grzywnę. Na domiar tego, zgodnie z art. 25 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, jeżeli pomimo stosowania grzywny, osobowa spółka handlowa wpisana do Rejestru nie wykonuje obowiązków określonych powyżej, sąd rejestrowy z urzędu może, z ważnych powodów, orzec o rozwiązaniu spółki oraz ustanowić likwidatora! W myśl art. 25a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, sąd rejestrowy wszczyna z urzędu postepowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, w przypadku gdy:

• wydano postanowienie o odstąpieniu od postępowania przymuszającego lub jego umorzeniu;
• mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe;
• mimo dwukrotnego wezwania sądu rejestrowego nie wykonano innych obowiązków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Mimo wystąpienia wszystkich przesłanek określonych w komentowanym artykule, sąd rejestrowy nie jest obowiązany do orzeczenia o rozwiązaniu spółki i ustanowieniu likwidatora, orzekanie w tym względzie ma bowiem charakter fakultatywny.

Jak Państwo widzą w przypadku niezłożenia w terminie sprawozdania finansowego, może mieć daleko idące za sobą konsekwencje. Zatem gorąco zachęcamy do składania zaległych sprawozdań finansowych. I jednocześnie przypominamy o obowiązku złożenia sprawozdań finansowych, za rok obrotowy 2023.

Jeżeli chcą Państwo abyśmy zajęli się wszystkimi formalnościami, to zapraszamy do współpracy!